Politique de confidentialité

  1. Objet de la présente politique

La présente politique explique comment varqeko collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre de ses activités, notamment lorsque vous consultez le site, passez une commande, contactez le service client ou utilisez les fonctionnalités proposées.

varqeko traite les données personnelles conformément aux règles de protection des données applicables, notamment, lorsque celui-ci s’applique, au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

  1. Responsable du traitement

Pour les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre des activités décrites dans la présente politique, vous pouvez contacter :

Nom commercial : varqeko
Adresse : varqeko, 263-0054, Chiba, ville de Chiba, arrondissement d’Inage, Miyanogicho 969, logement municipal 5-313, Japon
Téléphone : 90-2006-2696
E-mail : aftersales@varqeko.com

Aucune dénomination sociale, aucun numéro d’immatriculation ou autre identifiant d’entreprise non confirmé n’est ajouté à la présente politique.

  1. Données susceptibles d’être collectées

Selon la manière dont vous utilisez les services de varqeko, les données traitées peuvent notamment comprendre :

vos nom et prénom ;
votre adresse e-mail ;
votre numéro de téléphone ;
votre adresse de livraison ;
votre adresse de facturation ;
les informations relatives à votre commande ;
les produits commandés ;
les montants et informations transactionnelles nécessaires au suivi du paiement ;
les échanges avec le service client ;
les demandes de retour, remboursement ou rétractation ;
les informations nécessaires au traitement d’une réclamation ou d’une garantie ;
certaines informations techniques liées à l’utilisation du site ;
certaines informations relatives à l’appareil, au navigateur ou à la connexion ;
les préférences relatives aux cookies lorsque celles-ci sont enregistrées.

Seules les données pertinentes au regard de la finalité concernée doivent être collectées.

  1. Données relatives au paiement

varqeko accepte notamment les paiements par :

Visa
Mastercard
American Express
JCB

Les paiements peuvent être traités au moyen de services techniques de paiement appropriés.

Les informations nécessaires à l’autorisation et au traitement du paiement peuvent être communiquées au prestataire intervenant dans la transaction.

varqeko ne prétend pas conserver directement l’intégralité des données sensibles d’une carte bancaire lorsque celles-ci sont traitées directement par un prestataire de paiement.

  1. Sources des données

Les données personnelles peuvent être obtenues directement auprès de vous lorsque vous :

passez une commande ;
fournissez vos coordonnées ;
contactez le service client ;
demandez un retour ou un remboursement ;
exercez votre droit de rétractation ;
présentez une réclamation ;
demandez l’application d’une garantie ;
communiquez des informations concernant un produit ou une livraison ;
gérez vos préférences de confidentialité.

Certaines données techniques peuvent également être générées lors de l’utilisation du site ou provenir des prestataires nécessaires au fonctionnement de la transaction ou du service.

  1. Finalités du traitement

Les données personnelles peuvent être traitées, selon les circonstances, afin de :

enregistrer et gérer les commandes ;
traiter les paiements ;
organiser et suivre les livraisons ;
communiquer au sujet d’une commande ;
gérer les annulations ;
traiter les retours et remboursements ;
gérer l’exercice du droit de rétractation ;
traiter les garanties et réclamations ;
répondre aux demandes adressées au service client ;
prévenir ou détecter certaines activités frauduleuses ou abusives ;
sécuriser le fonctionnement du site et des transactions ;
respecter les obligations légales, comptables ou réglementaires ;
établir, exercer ou défendre des droits en justice ;
gérer les préférences relatives aux cookies ;
mesurer ou améliorer le fonctionnement du site lorsque les outils correspondants sont effectivement utilisés et que les conditions légales sont respectées.

  1. Base juridique des traitements

La base juridique dépend de la finalité du traitement.

Le traitement peut notamment être nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à l’accomplissement de démarches demandées avant la conclusion d’un contrat, par exemple pour traiter une commande, un paiement, une livraison, un retour ou un remboursement.

Certains traitements peuvent être nécessaires au respect d’une obligation légale.

D’autres peuvent reposer sur les intérêts légitimes de varqeko, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur les droits et libertés de la personne concernée. Cela peut notamment concerner certaines mesures raisonnables de sécurité, de prévention de la fraude, de gestion des litiges ou d’amélioration du fonctionnement des services.

Lorsque la législation exige votre consentement, notamment pour certaines technologies non essentielles ou certaines communications, le traitement concerné repose sur votre consentement.

  1. Exécution des commandes

Pour traiter une commande, varqeko doit utiliser certaines informations permettant notamment d’identifier le client, de recevoir le paiement, de préparer la transaction, d’organiser la livraison et de gérer le service après-vente.

Le refus de fournir certaines informations indispensables peut empêcher varqeko d’exécuter la commande ou de fournir le service demandé.

varqeko ne demande pas des informations sans rapport raisonnable avec la transaction uniquement parce qu’une commande est passée.

  1. Livraison

Les données nécessaires à la livraison peuvent être communiquées aux prestataires intervenant effectivement dans l’acheminement d’une commande.

Ces données peuvent notamment comprendre le nom du destinataire, son adresse, ses coordonnées de contact et les informations nécessaires à l’identification de l’expédition.

Les informations communiquées doivent être limitées à ce qui est raisonnablement nécessaire pour assurer la prestation concernée.

  1. Service client

Lorsque vous contactez varqeko, les informations contenues dans votre demande peuvent être conservées afin de répondre à votre question et d’assurer le suivi du dossier.

Selon la demande, cela peut notamment comprendre votre identité, votre adresse e-mail, votre numéro de commande, les produits concernés, la description du problème ainsi que les photographies ou autres éléments que vous choisissez de communiquer.

varqeko ne demande des justificatifs supplémentaires que lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires au traitement de la demande.

  1. Retours, remboursements et garanties

Lorsque vous demandez un retour, un remboursement ou l’application d’une garantie, varqeko peut traiter les informations nécessaires pour vérifier la commande et examiner la situation.

Cela peut comprendre le numéro de commande, les informations relatives au produit, une description du problème et, lorsque cela est raisonnablement nécessaire, des photographies permettant d’identifier un dommage ou un défaut.

Ces informations ne doivent pas être utilisées pour créer un obstacle injustifié à l’exercice des droits du consommateur.

  1. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies ou des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement.

Selon la configuration réelle du site, certaines technologies peuvent également être utilisées pour des fonctionnalités facultatives, la mesure d’audience ou d’autres finalités.

Lorsque le consentement est légalement requis, les technologies concernées ne doivent être utilisées qu’après l’obtention de ce consentement.

Le refus des cookies non essentiels ne doit pas empêcher l’accès aux fonctions essentielles du site.

  1. Communications commerciales

Lorsque varqeko utilise des données personnelles pour envoyer des communications commerciales, ces communications sont effectuées conformément aux règles applicables.

Lorsque le consentement préalable est requis, les communications concernées ne sont envoyées qu’après obtention de ce consentement.

Lorsque la législation permet une communication sur une autre base, la personne concernée conserve les droits d’opposition applicables.

Le retrait d’un consentement ou l’opposition aux communications commerciales n’affecte pas les communications strictement nécessaires à l’exécution d’une commande, à la sécurité, au service après-vente ou au respect d’une obligation légale.

  1. Destinataires des données

Les données personnelles ne sont communiquées qu’aux personnes ou catégories de destinataires ayant un besoin légitime de les traiter.

Selon les services effectivement utilisés, il peut notamment s’agir :

des prestataires nécessaires au paiement ;
des intervenants nécessaires à la livraison ;
des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site ;
des prestataires de service client lorsque cela est applicable ;
des conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire ;
des autorités ou organismes légalement habilités lorsque la communication est requise.

La présente politique ne désigne pas de prestataire particulier lorsque son intervention n’a pas été confirmée.

  1. Absence de vente des données personnelles

varqeko n’a pas pour objectif de commercialiser les données personnelles de ses clients comme un produit.

Les données peuvent toutefois être transmises aux prestataires et destinataires nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique, sous réserve des règles applicables.

Une transmission nécessaire au paiement, à la livraison ou à l’exécution d’un service ne doit pas être confondue avec la vente commerciale d’une base de données clients.

  1. Transferts internationaux de données

varqeko dispose d’une adresse de contact au Japon et propose ses produits à des consommateurs situés notamment en France.

Dans ce contexte, certaines données personnelles peuvent être traitées ou accessibles depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert international de données personnelles est soumis au RGPD, varqeko veille à ce qu’il repose sur un mécanisme légalement reconnu et que les garanties requises soient mises en place lorsque cela est nécessaire.

Les mécanismes applicables dépendent notamment du pays destinataire, de la nature du transfert, du prestataire concerné et du cadre juridique en vigueur.

varqeko ne prétend pas utiliser un mécanisme contractuel ou une certification spécifique lorsqu’un tel mécanisme n’a pas été effectivement vérifié.

  1. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

La durée peut notamment dépendre :

de la durée nécessaire à l’exécution de la commande ;
du traitement d’un retour, remboursement ou litige ;
de la durée des garanties applicables ;
des obligations comptables, fiscales ou réglementaires ;
des délais de prescription applicables ;
des besoins légitimes liés à la sécurité et à la prévention de la fraude.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires et qu’aucune obligation ou justification légitime n’impose leur conservation, elles doivent être supprimées ou rendues anonymes selon les conditions appropriées.

  1. Sécurité des données

varqeko prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et proportionnées afin de protéger les données personnelles contre notamment l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation illicite.

Les mesures de sécurité sont adaptées autant que possible à la nature des données, aux risques identifiés et aux moyens techniques disponibles.

Aucun système informatique ou mode de transmission ne pouvant garantir une sécurité absolue, varqeko ne prétend pas que les données sont protégées contre tout risque dans toutes les circonstances.

  1. Minimisation des données

varqeko s’efforce de limiter la collecte de données personnelles à ce qui est adéquat, pertinent et nécessaire au regard des finalités concernées.

Une demande de service client ne doit pas conduire à exiger des informations personnelles sans rapport avec le traitement du dossier.

De même, une preuve ou un justificatif ne doit être demandé que lorsqu’il est raisonnablement nécessaire.

  1. Exactitude des données

Le consommateur est invité à fournir des informations exactes et à signaler les modifications importantes lorsque celles-ci sont nécessaires à l’exécution d’une commande ou au traitement d’une demande.

varqeko peut également corriger les données lorsqu’une erreur est identifiée et que la correction peut être effectuée conformément aux règles applicables.

  1. Droit d’accès

Lorsque le RGPD ou une autre législation applicable le prévoit, vous pouvez demander à savoir si des données personnelles vous concernant sont traitées et obtenir l’accès aux données concernées ainsi qu’aux informations prévues par la loi.

Une demande peut être adressée à aftersales@varqeko.com.

Une vérification raisonnable de l’identité peut être demandée lorsque cela est nécessaire pour éviter la divulgation de données à une personne non autorisée.

  1. Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données personnelles inexactes vous concernant.

Vous pouvez également demander que des données incomplètes soient complétées lorsque les conditions légales sont réunies.

Pour effectuer une demande, vous pouvez contacter aftersales@varqeko.com.

  1. Droit à l’effacement

Dans les conditions prévues par la législation applicable, vous pouvez demander l’effacement de certaines données personnelles.

Ce droit n’est pas absolu.

Certaines informations peuvent notamment devoir être conservées lorsqu’elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution ou à la preuve d’une transaction, ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

  1. Droit à la limitation du traitement

Lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies, vous pouvez demander la limitation du traitement de certaines données personnelles.

Pendant la période de limitation, les données concernées sont traitées conformément aux restrictions prévues par la législation applicable.

  1. Droit d’opposition

Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime et que la législation applicable le prévoit, vous pouvez vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale directe lorsque ce droit est applicable.

  1. Droit à la portabilité

Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander à recevoir certaines données personnelles que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Vous pouvez également demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible et juridiquement applicable.

  1. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Le retrait d’un consentement concernant une finalité facultative n’affecte pas les traitements qui reposent sur une autre base juridique valable.

  1. Décisions automatisées

varqeko ne prétend pas mettre en œuvre une prise de décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne lorsque l’existence d’un tel système n’a pas été vérifiée.

Si un tel traitement est mis en place et relève des règles spécifiques du RGPD, les informations et garanties requises devront être fournies aux personnes concernées.

  1. Exercice de vos droits

Pour exercer un droit relatif à vos données personnelles, vous pouvez envoyer votre demande à :

aftersales@varqeko.com

Afin de faciliter le traitement, il est recommandé d’indiquer clairement la nature de la demande ainsi que les informations permettant d’identifier raisonnablement les données concernées.

varqeko peut demander les informations supplémentaires strictement nécessaires pour confirmer l’identité du demandeur lorsqu’il existe un doute raisonnable.

Aucune copie d’une pièce d’identité ne doit être exigée systématiquement lorsque d’autres moyens raisonnables permettent de vérifier l’identité.

  1. Délai de réponse aux demandes relatives aux données

Les demandes relevant du RGPD sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable.

Le délai habituel de réponse du service client de 1 à 3 jours ouvrables ne constitue pas le délai juridique applicable à une demande d’exercice des droits relatifs aux données personnelles.

Lorsque le RGPD s’applique, une demande est en principe traitée dans un délai d’un mois, sous réserve des possibilités de prolongation prévues par le règlement pour certaines demandes complexes ou nombreuses.

  1. Frais liés à l’exercice des droits

L’exercice des droits prévus par le RGPD est en principe gratuit.

Lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies, notamment en présence de demandes manifestement infondées ou excessives, des mesures autorisées par la réglementation peuvent toutefois être appliquées.

Aucun frais arbitraire ne sera imposé pour décourager l’exercice d’un droit relatif aux données personnelles.

  1. Réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Lorsque le RGPD s’applique, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas les règles applicables.

Pour un consommateur situé en France, ce droit peut notamment être exercé auprès de l’autorité française compétente en matière de protection des données.

L’exercice de ce droit n’empêche pas le consommateur de contacter préalablement varqeko afin de demander une explication ou une correction.

  1. Données concernant les mineurs

Les produits et services de varqeko ne sont pas spécifiquement destinés à collecter des données personnelles auprès de jeunes enfants.

Lorsqu’un traitement concernant un mineur est identifié, les règles particulières applicables sont prises en compte.

varqeko ne doit pas utiliser sciemment les données d’un mineur à des fins nécessitant un consentement spécifique sans respecter les conditions légales correspondantes.

  1. Liens ou services externes

Lorsque le site donne accès à un service exploité indépendamment par un tiers, le traitement effectué directement par ce tiers peut relever de ses propres responsabilités et règles de confidentialité.

varqeko n’attribue pas automatiquement à un tiers des pratiques de traitement qui n’ont pas été vérifiées.

Le consommateur est invité à examiner les informations de confidentialité présentées directement par le service concerné lorsque celui-ci collecte ses données de manière indépendante.

  1. Modifications de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte d’une évolution des services, des traitements de données ou des exigences légales.

Les modifications doivent refléter les pratiques réellement mises en œuvre.

Lorsque la législation exige une information particulière ou un nouveau consentement en raison d’un changement, les mesures correspondantes doivent être prises avant que le nouveau traitement ne soit effectué lorsque cela est requis.

  1. Protection des droits du consommateur

La présente politique de confidentialité ne modifie pas les droits dont bénéficie le consommateur au titre de son achat.

L’exercice d’un droit relatif aux données personnelles ne doit pas être utilisé pour réduire le droit de rétractation, les garanties légales, les droits relatifs à la livraison ou tout autre droit impératif applicable.

De même, une demande d’effacement de données ne peut imposer la suppression immédiate d’informations que varqeko est légalement tenu de conserver.

  1. Contact relatif à la confidentialité

Pour toute question concernant la présente politique, le traitement de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter :

Nom commercial : varqeko
Adresse : varqeko, 263-0054, Chiba, ville de Chiba, arrondissement d’Inage, Miyanogicho 969, logement municipal 5-313, Japon
Téléphone : 90-2006-2696
E-mail : aftersales@varqeko.com

Horaires d’assistance :

Du lundi au vendredi : 09:00–18:00
Samedi : 10:00–16:00
Dimanche : fermé

Les demandes générales envoyées par e-mail reçoivent habituellement une réponse dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables. Les demandes formelles relatives aux droits sur les données personnelles sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable.